Scorecard de entrevista para Jefe de Administración
Un scorecard estructurado para entrevistar a un Jefe de Administración: seis competencias con pesos, qué es realmente un 1 y qué es un 5, y preguntas que sacan evidencia en vez de opiniones. Imprimilo o copialo a tu ATS.
El scorecard para Jefe de Administración
| Competencia | Peso | Puntaje 1 — cómo se ve | Puntaje 5 — cómo se ve |
|---|---|---|---|
| Coordinación de proveedores y servicios generales Si los servicios y proveedores cumplen lo acordado, lo que define cuántas veces la oficina funciona a fuerza de favores de último momento. | 20% | Describe a los proveedores como confiables o no, sin referencia a un contrato, una fecha de renovación ni a lo que se prometió por escrito. | Nombra contratos que renegoció o dio de baja, qué estaba incumpliendo ese servicio y cómo organizó el reemplazo sin dejar un hueco. |
| Control de gastos y seguimiento de presupuesto Si el gasto de la oficina se sigue contra un presupuesto con categorías visibles, o solo se revisa cuando alguien cuestiona una factura. | 18% | Aprueba las facturas a medida que llegan y no puede decir cuánto costaba la oficina por mes ni en qué se iba la mayor parte. | Dice el gasto mensual y sus categorías principales, y describe un costo que redujo y qué implicó eso para el equipo a cambio. |
| Responsabilidad sobre procesos administrativos Si el trabajo administrativo recurrente está documentado y es repetible, o vive en la cabeza de la persona y se frena cuando no está. | 18% | Resuelve cada pedido personalmente y no puede señalar nada escrito que le permita a otra persona cubrirla durante una semana. | Nombra un proceso que documentó y delegó, y describe qué se rompió la primera vez que lo ejecutó otra persona y cómo cerró esa brecha. |
| Logística de onboarding y soporte interno Si una persona nueva tiene puesto, equipo y accesos el primer día, lo que define cuánto le cuesta esa primera semana al resto del equipo. | 16% | Describe el onboarding como pedir una notebook y no puede decir qué solía fallar ni con cuánta anticipación se pedía cada cosa. | Describe el checklist y los plazos con los que trabajaba, el paso que más fallaba y cómo lo adelantó dentro de la secuencia. |
| Priorización con interrupciones constantes Cómo decide qué espera cuando varias personas creen que su pedido es urgente, que es la condición diaria de este rol. | 16% | Dice que resuelve todo a medida que llega y describe los períodos de mucho trabajo sin nombrar nada que haya dejado caer a propósito. | Describe la regla con la que ordena los pedidos, un día en que chocaron dos urgencias y qué le dijo a la persona que tuvo que esperar. |
| Archivo y manejo de información confidencial Si contratos, facturas y legajos se guardan de forma localizable y solo los ve quien corresponde que los vea. | 12% | Guarda documentos en carpetas personales o en su correo, y trata el acceso como una cuestión de quién se lo pida. | Describe dónde vive cada tipo de documento, quién puede abrirlo y un caso donde se negó a compartir información que no correspondía. |
Los pesos suman 100. Acordalos antes de la primera entrevista, no después: ajustar pesos cuando ya hay puntajes es la forma en que un panel justifica a su favorito.
Preguntas que sacan evidencia
Cada una pide algo que ya pasó, con suficiente detalle como para verificarlo. Las hipotéticas premian el ensayo, no la trayectoria.
- Contame un contrato con un proveedor que renegociaste o diste de baja. Qué fallaba, contra qué lo comparaste y cómo evitaste un corte de servicio.
- Cuánto costaba la oficina por mes, cuáles eran las tres categorías más grandes y qué costo redujiste sin que el equipo sintiera una pérdida.
- Qué proceso administrativo documentaste y delegaste. Qué se rompió la primera vez que otra persona lo ejecutó sin vos.
- Describí un día en que chocaron dos pedidos urgentes. Cómo decidiste el orden y qué le dijiste a la persona que tuvo que esperar.
- Contame una vez que te pidieron información que decidiste no compartir. Quién te la pidió y cómo manejaste esa conversación.
Señales de alarma
- No puede decir cuánto costaba la oficina por mes a pesar de aprobar las facturas.
- Nada está documentado y nadie podría cubrir el rol una semana sin esa persona.
- Describe todos los pedidos como urgentes y nunca menciona algo que haya despriorizado a propósito.
- Comparte sin que se lo pidan detalles de sueldos o asuntos de personal de sus colegas durante la entrevista.
Cómo usar este scorecard
- Acordá los pesos con el panel antes de que alguien entreviste, y dejalos por escrito.
- Cada entrevistador puntúa todas las competencias por separado, con una nota que cite lo que el candidato dijo textualmente.
- Comparen los puntajes antes de discutirlos. Discutir primero ancla al panel en quien habla más fuerte.
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Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un scorecard de entrevista para un jefe de administración?
Competencias ponderadas alineadas a la carga real: coordinación de proveedores y servicios generales, control de gastos y seguimiento de presupuesto, responsabilidad sobre procesos administrativos, logística de onboarding, priorización con interrupciones y manejo de archivo e información confidencial. Proveedores y control de gastos deben pesar más, porque ahí hay dinero y contratos. Los anchors mantienen el puntaje atado a evidencia, porque "ser organizado" lo va a afirmar todo candidato a este rol.
¿Cómo evaluar la capacidad organizativa en una entrevista?
Preguntá qué dejó caer a propósito. Cualquiera puede decir que es organizado; solo quien realmente gestionó una cola puede describir el día en que chocaron dos urgencias, la regla con la que las ordenó y qué le dijo a quien tuvo que esperar. Seguí con un proceso que haya documentado y delegado: eso separa hacer el trabajo de hacerse cargo de él.
¿Qué diferencia hay entre un jefe de administración y una asistente ejecutiva?
El jefe de administración gestiona sistemas compartidos — proveedores, espacio, gasto, procesos administrativos — para toda la empresa. La asistente ejecutiva gestiona la vida laboral de uno o dos directivos, con el criterio de agenda y la discreción en el centro. Desde afuera la superposición parece grande, pero las responsabilidades son distintas: definí cuál necesita el equipo antes de escribir el scorecard.
Cuando lo que está en juego es una contratación real, usá evidencia
Estas herramientas son heurísticas rápidas. Verdict lee el CV contra tu descripción de puesto y puntúa seis dimensiones con citas textuales como evidencia — un documento de contratación que podés defender.