Scorecard de entrevista para Asistente Ejecutiva
Un scorecard estructurado para entrevistar a un Asistente Ejecutiva: seis competencias con pesos, qué es realmente un 1 y qué es un 5, y preguntas que sacan evidencia en vez de opiniones. Imprimilo o copialo a tu ATS.
El scorecard para Asistente Ejecutiva
| Competencia | Peso | Puntaje 1 — cómo se ve | Puntaje 5 — cómo se ve |
|---|---|---|---|
| Criterio de agenda en nombre del ejecutivo Si la persona toma decisiones reales sobre el tiempo del ejecutivo, o le devuelve cada conflicto para que decida él. | 22% | Agenda lo que le pidan en el primer hueco libre y resuelve los conflictos preguntándole al ejecutivo qué reunión importa más. | Describe el criterio permanente que le dieron, un conflicto que resolvió sola y una reunión recurrente que logró sacar de la agenda. |
| Discreción con información confidencial Cómo maneja el material sensible que ve a diario — sueldos, reestructuraciones, temas de directorio — antes de que se entere nadie más. | 18% | Ofrece por su cuenta detalles internos de un empleador anterior durante la entrevista, sin que se los hayan pedido. | Describe una situación solo en términos estructurales, nombra lo que no repetiría y da un caso donde le negó información a un colega. |
| Viajes y logística ante imprevistos Qué pasa cuando un itinerario se rompe en pleno viaje, lo que define si el ejecutivo pierde un día o llega igual a la reunión. | 16% | Describe reservar vuelos y hoteles y nunca tuvo que rehacer un itinerario con el ejecutivo ya en viaje. | Recorre una cancelación que resolvió en el momento, qué reprogramó primero y a quién le avisó antes de que se lo pidieran. |
| Filtro de accesos y triage de interlocutores Si la persona puede filtrar accesos sin dañar relaciones, lo que define cuánto de la atención del ejecutivo llega a quien corresponde. | 16% | Da acceso por orden de llegada, o bloquea a la gente de forma rígida sin ofrecer ninguna vía alternativa para resolver el tema. | Describe cómo procesó el pedido de un interlocutor senior al que tuvo que decirle que no, y qué le ofreció en lugar de la reunión. |
| Anticipación y seguimiento de compromisos Si la persona sigue lo que el ejecutivo se comprometió a hacer y lo cierra, o espera a que le pidan cada tema. | 16% | Describe su trabajo como responder pedidos y no tiene ningún sistema para lo que se prometió en una reunión donde estuvo presente. | Nombra cómo registra los compromisos, un tema que persiguió hasta cerrarlo sin que se lo pidieran y algo que preparó antes de que hiciera falta. |
| Comunicación escrita en la voz del ejecutivo Si los mensajes enviados en nombre del ejecutivo caen bien, dado que una nota mal redactada desde esa cuenta genera un problema a reparar. | 12% | Envía solo mensajes de coordinación de agenda y nunca redactó algo que el ejecutivo haya firmado sin reescribirlo antes. | Describe un mensaje que redactó y salió casi sin cambios, y cómo aprendió el tono que el ejecutivo realmente usaría. |
Los pesos suman 100. Acordalos antes de la primera entrevista, no después: ajustar pesos cuando ya hay puntajes es la forma en que un panel justifica a su favorito.
Preguntas que sacan evidencia
Cada una pide algo que ya pasó, con suficiente detalle como para verificarlo. Las hipotéticas premian el ensayo, no la trayectoria.
- Describí un conflicto de agenda que resolviste sin preguntar. Con qué criterio permanente trabajabas y cómo reaccionó el ejecutivo.
- Contame una reunión recurrente que lograste eliminar o acortar. Qué observaste que te llevó a proponerlo y qué cambió después.
- Contame un viaje que se desarmó en pleno itinerario. Qué reprogramaste primero, a quién avisaste y qué tuvo que resignar el ejecutivo.
- Cuándo tuviste que decirle que no a alguien senior en nombre del ejecutivo. Qué ofreciste a cambio y cómo quedó esa relación después.
- Cómo seguías lo que tu ejecutivo se comprometía a hacer en las reuniones. Dame un tema que cerraste sin que nadie te pidiera hacerle seguimiento.
Señales de alarma
- Comparte detalles identificables de asuntos privados o internos de un ejecutivo anterior durante la entrevista.
- Describe el rol solo como agendar reuniones, sin ninguna decisión que haya tomado por su cuenta.
- Nunca le dijo que no a nadie en nombre del ejecutivo, en ningún nivel de la organización.
- Habla del ejecutivo al que asistió con resentimiento o como un obstáculo que había que sortear.
Cómo usar este scorecard
- Acordá los pesos con el panel antes de que alguien entreviste, y dejalos por escrito.
- Cada entrevistador puntúa todas las competencias por separado, con una nota que cite lo que el candidato dijo textualmente.
- Comparen los puntajes antes de discutirlos. Discutir primero ancla al panel en quien habla más fuerte.
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Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un scorecard de entrevista para una asistente ejecutiva?
Competencias ponderadas que reflejen el criterio que exige el rol: manejo de agenda en nombre del ejecutivo, discreción con información confidencial, viajes y logística ante imprevistos, filtro de accesos y triage de interlocutores, anticipación y seguimiento de compromisos, y comunicación escrita en la voz del ejecutivo. El criterio de agenda debe pesar más, porque es la decisión que se toma con más frecuencia. Los anchors importan porque "organizada" y "proactiva" describen a todos los candidatos en el papel.
¿Cómo evaluar la discreción en una entrevista?
Observá qué cuenta la persona sobre un empleador anterior sin que se lo pidan. Quien tiene discreción sólida describe las situaciones en términos estructurales y se detiene antes del detalle identificable; quien no la tiene te cuenta exactamente qué estaba atravesando un ejecutivo con nombre y apellido. Esa conducta es observable en la entrevista misma, lo que la vuelve más confiable que cualquier pregunta sobre confidencialidad.
¿Cómo comparar asistentes ejecutivas de empresas de distinto tamaño?
Conviene comparar las decisiones que le confiaron, no la jerarquía de la persona a la que asistió. Una asistente de un fundador en una empresa de 40 personas quizá tomó sola decisiones reales de agenda y acceso, mientras que en una corporación grande pudo haber trabajado dentro de un protocolo más cerrado. Puntualas sobre las mismas competencias, con la evidencia citada junto a cada calificación, para que esa diferencia de autonomía quede visible.
Cuando lo que está en juego es una contratación real, usá evidencia
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